Każdy przedsiębiorca może samodzielnie podjąć decyzję o prowadzeniu i nadzorowaniu księgowości w swojej firmie. Ma jednak także inne możliwości, o których warto wspomnieć. Jest to skorzystanie z pomocy biura rachunkowego, a także zatrudnienie księgowej na etat. Poniżej znajdziesz wszelkie plusy i minusy każdej z decyzji. Pora przejść do konkretów.
Biuro rachunkowe
Pierwszą z możliwości, na którą decyduje się wielu przedsiębiorców, jest współpraca z biurem rachunkowym. Na to rozwiązanie decydują się najczęściej małe i średnie firmy. Jakie są plusy zlecenia księgowości profesjonalnej firmie zewnętrznej, a jakie minusy?
Zalety korzystania z usług biura rachunkowego
Najbardziej oczywistą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość zredukowania kosztów. Opłacenie biura rachunkowego jest zdecydowanie bardziej opłacalne niż zatrudnienie własnej księgowej. Oszczędności dotyczą nie tylko wynagrodzenia księgowego, ale także oszczędność na wyposażeniu biura, programach komputerowych, czy też usługach informatycznych.
Dzięki biurowi rachunkowemu przedsiębiorca, a także jego pracownicy mogą się skupić na swoich zadaniach. Nie musisz tracić czasu na rekrutację pracownika, czy też organizowanie wyposażenia dla jego stanowiska. Nie musisz się w zasadzie o nic martwić. Spokojnie możesz się skoncentrować na najważniejszych dla Ciebie aspektach działalności.
Możesz także spać spokojnie, ponieważ tak zwany outsourcing księgowy przenosi odpowiedzialność za wszelkie błędy na zewnętrzną firmę. Oczywiście ponosisz odpowiedzialność przed ZUS-em, czy też urzędem skarbowym, ale gdy wina leży po stronie biura rachunkowego, to jak najbardziej możesz domagać się odszkodowania. Biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania ubezpieczenia OC.
Kolejną zaletą jest rozwój Twojej firmy. Zaoszczędzone pieniądze możesz zainwestować w usprawnienie działalności, czy też reklamę zewnętrzną. Korzystanie z profesjonalnego biura rachunkowego ma także bardzo korzystny wpływ na wizerunek Twojego przedsiębiorstwa. Możesz liczyć na fachowe analizy, przypomnienie o płatnościach, czy też kalkulacje wszelkich kosztów.
Równie istotnym plusem współpracy z biurem rachunkowym jest bardzo łatwy dostęp do dodatkowych usług. W profesjonalnych biurach rachunkowych są zatrudniani tylko i wyłącznie specjaliści w swoim fachu, którzy na bieżąco poszerzają swoją wiedzę. Dzięki temu możesz korzystać z usług dodatkowych, które pozwolą na zaoszczędzenie finansów firmy, a także usprawnienie działalności.
Wady korzystania z usług biura rachunkowego
Wad jest zdecydowanie mniej, ale warto o nich wspomnieć. Pierwsze co przychodzi do głowy to brak kontroli nad sprawami księgowymi firmy. Najczęściej mają z tym problem przedsiębiorcy, którzy do tej pory samodzielnie zajmowali się księgowością. Raczej właściciele firm, którzy cenią sobie porządek, spokój i preferują zajmowanie się swoimi obowiązkami, będą doceniać to rozwiązanie.
Wielu przedsiębiorców ma obawy, jeśli chodzi o wybór właściwego biura rachunkowego. Aby uniknąć rozczarowania, warto na swój wybór poświęcić nieco więcej czasu. Najlepiej do danego biura rachunkowego trafić z polecenia, czy też dokładnie sprawdzić opinie, które o nim krążą w sieci. Nie bez znaczenia powinna dla Ciebie być finansowa stabilność biura, osiągnięcia, a także czas prowadzenia działalności.
Ostatnim minusem, o którym warto wspomnieć jest ryzyko wycieku danych firmy. Tak się może stać, gdy podejmie się zbyt pochopnie decyzję o wyborze biura rachunkowego. Bardzo często współpracujemy ze swoim biurem rachunkowym całkowicie zdalnie, a więc dokumentacja wysyłana jest drogą elektroniczną. Warto zwrócić uwagę na wszelkie zabezpieczenia, a także na sposób, w którym dane biuro rachunkowe przechowuje oraz zabezpiecza dokumenty dotyczące naszej firmy.
Samodzielne prowadzenie księgowości
Alternatywą dla współpracy z biurem rachunkowym jest samodzielne prowadzenie księgowości. Z jakimi mamy tutaj do czynienia zaletami i wadami?
Zalety prowadzenia samodzielnego księgowości
Na pewno najważniejszym argumentem przemawiającym za tą opcją jest brak kosztów. Rzeczywiście skoro sami zajmujemy się ewidencja przychodów i rozchodów, to nie ma z tego tytułu żadnych dodatkowym kosztów. Do dyspozycji przedsiębiorców, którzy decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości są różnego rodzaju programy i aplikacje.
Wady prowadzenia samodzielnego księgowości
Wśród wad prym wiedzie czas, który trzeba poświęcić na wykonanie wszelkich obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości. Jednak numerowanie faktur, obliczanie podatku, a także prowadzenie dokumentacji zajmuje sporo czasu. Co więcej, są to tylko niektóre z zadań, które Cię czekają, gdy wszystko weźmiesz sobie na głowę. Wszelkie obowiązki należy wykonywać powoli i starannie, aby uniknąć błędów. Każda pomyłka wiąże się z koniecznością wyjaśnienia w urzędzie. Nie należy to do najprzyjemniejszych, a także szybkich w realizacji.
Przy prowadzeniu samodzielnym księgowości warto mieć na uwadze, że nieznajomość prawa w żadnym wypadku nie zdejmuje z nas odpowiedzialności za błędy. Trzeba zrobić wszystko, aby wszelakich błędów unikać. Czasami przedsiębiorcy w konsekwencji poświęcają więcej czasu na zajęcia typowo księgowe niż rozwój firmy i poboczne obowiązki.
Księgowa na etacie
Ostatnią z możliwości, z której możesz skorzystać to zdecydowanie się na zatrudnienie księgowej na etat. Czy jest to opłacalne rozwiązanie? Sprawdźmy to.
Zalety zatrudnienia księgowej na etat
Na pewno mając przy sobie księgowość poczujesz się pewniej i bezpiecznej. Za wyborem tej opcji przemawia przekonanie, że własny księgowa lub księgowy zapewnić może Ci szybki dostęp do wszelkich informacji księgowych i finansowych. Na dodatek masz także dostęp do firmowych dokumentów, czy też możesz wykorzystywać efektywnie wszelakie instrumenty optymalizacji podatkowej.
Sporo osób wychodzi także z założenia, że dobrze jest samodzielnie rekrutować księgowego lub księgową. Wówczas uda się zminimalizować ryzyko pojawienia się błędów, czy też zaniedbań.
Wady zatrudnienia księgowej na etat
Jeśli chodzi o wady, to przede wszystkim jest to utrzymanie dodatkowego etatu. Co więcej, jest to najczęściej etat bardzo kosztowny. Na koszt prowadzenia księgowości wewnątrz firmy składa się nie tylko sama pensja księgowej, ale także zapewnienie sprzętu komputerowego, stosownego oprogramowania, a także pakietu okresowych szkoleń.
Wadą może być także ryzyko utraty stabilności i kontroli nad wszelkimi kwestiami finansowymi, gdy księgowa zachoruje, czy też będzie na urlopie. Musisz się liczyć z tym, że Twoja księgowa lub księgowy będzie ponad dwadzieścia dni roboczych na urlopie. W tym czasie najpewniej zabraknie nadzoru nad obszarem księgowym i finansowym w Twojej firmie.
Czy wiesz już, które rozwiązanie będzie dla Ciebie najbardziej opłacalne i najlepsze? Na pewno po przeanalizowaniu wszelkich powyższych wad i zalet będzie Ci prościej podjąć tą jakże ważną decyzję. Pamiętaj, że od niej sporo zależy.
Powodzenia!