Księgowość to dziedzina bardzo dynamiczna. Co chwila wprowadzane są nowe przepisy, których przestrzegać musi każdy z przedsiębiorców. Postępowanie zgodne ze swoimi przyzwyczajeniami nie zawsze się sprawdza. W ten sposób można popełnić błędy, które mogą się okazać bardzo kosztowne. Nieznajomość przepisów niesie za sobą spore wątpliwości. Wielu właścicieli firm nie wie, czy faktura VAT musi być podpisana. Co mówią aktualnie obowiązujące przepisy prawa?
O fakturach
Zanim zajmiemy się podpisami na fakturach VAT, to wypadałoby powiedzieć o tych dokumentach nieco więcej. Faktura tak naprawdę jest dokumentem sprzedażowym, który jest potwierdzeniem dokonania transakcji pomiędzy jedną i drugą stroną. Według obowiązujących przepisów podmioty zobowiązane do wystawienia faktur to przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Są to zarówno osoby prawne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a także jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej. Warto zaznaczyć, że są również podmioty prowadzący działalność, które są zwolnione z VAT. Jak sama nazwa wskazuje, podmioty te nie mają obowiązku wystawienia faktury. Wyjątek jest sytuacja, w której kontrahent zgłosi konieczność wystawienia dokumentu w terminie trzech miesięcy od otrzymania towaru, czy też wykonania usługi.
Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?
Przed 2004 rokiem rzeczywiście brak podpisu na fakturze było poważnym błędem. Jednak wraz z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej przepisy się zmieniły. Ministerstwo Finansów ujednoliciło przepisy tejże wspólnoty. Oznacza to tylko jedno – faktura niemająca podpisu jak najbardziej jest ważna! Podpis w świetle prawa nie jest wymagany.
Dla wielu osób prowadzących firmy podpisanie faktur jest niejako tożsame z nadawaniem dokumentowi większej wiarygodności, a także autentyczności. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury podpisywać, chociaż nie jest to konieczne. W świetle prawa podpis nie ma żadnego znaczenia.
Warto jednak wspomnieć o momencie, w którym brak podpisu na fakturze rzeczywiście może się wydawać nieco problematyczny. Chodzi o sytuację, gdy z kontrahentem wchodzi się na ścieżkę sądową. Faktura z podpisem wówczas traktowana jest niemal automatycznie jako dowód w sprawie. Dokument, który jest niepodpisany, nie może stanowić dowodu bezspornego w sprawie. Oznacza to nic innego, jak to, że sąd będzie musiał przesłuchać w tej sprawie strony, czy też zebrać wszelkie dowody. Co to zmienia? W takiej sytuacji należy się nieco uzbroić w cierpliwość i liczyć się z wydłużeniem procesu sądowego.
Faktura, która musi być podpisana
Okazuje się, że faktura fakturze nie jest równa. Powiedzieliśmy już sobie, że faktura VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami nie musi być podpisana. Inaczej jest w przypadku faktury VAT RR. Taką fakturę wystawiają nabywcy płodów rolnych. Musi ona być obowiązkowo podpisana.
Wszelkie informacje na ten temat znajdują się w ustawie o VAT. W ustawie znajdziemy informację o tym, że faktura ta musi być oznaczona jako faktura VAT RR i dodatkowo musi zawierać czytelne podpisy osób, które są uprawnione do wystawiania i otrzymywania faktur. Warto dodać, że muszą to być podpisy czytelne.
Co musi się znajdować na fakturze?
Wiemy już, że na fakturze VAT podpis jest niepotrzebny. Jednak, aby wiedza była pełna, to wypadałoby dowiedzieć się, jakie inne elementy na tym dokumencie muszą się znajdować. Jest to: data wystawienia faktury, numer faktury, nazwa podatnika, NIP podatnika, numer, przy pomocy którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę towaru lub usługi, ilość dostarczonych towarów lub zakres usług, cenę towaru lub usługi, kwoty obniżek lub opustów, wartość towarów lub usług, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości netto sprzedaży, a także kwotę należności ogółem.
Podsumowanie
Faktura VAT nie musi mieć podpisu, aby obligowała adresata do uregulowania należności w ramach umowy lub współpracy. W burze rachunkowym chętnie odpowiadamy na wszelkie pytania, a także pomagamy przedsiębiorcom w udanym i bezproblemowym prowadzeniu biznesu.