Zmiana biura rachunkowego często wydaje się przedsiębiorcom czymś skomplikowanym. Dokumenty, urzędy, pełnomocnictwa, przekazywanie księgowości… Nic dziwnego, że wiele osób odkłada tę decyzję i zostaje ze swoim obecnym biurem, mimo że od dawna nie jest zadowolonych ze współpracy.
Tymczasem zmiana biura rachunkowego nie musi oznaczać bałaganu w firmie. Jeżeli cały proces zostanie dobrze zaplanowany, można przejść przez niego sprawnie i bez większych komplikacji.
Co więcej – nie musisz czekać do końca roku.
Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak. Biuro rachunkowe można zmienić również w trakcie roku podatkowego.
W praktyce warto jednak dobrze wybrać moment przekazania księgowości i wcześniej sprawdzić warunki wypowiedzenia umowy z obecnym biurem.
Znaczenie może mieć m.in. okres wypowiedzenia, zakres obowiązków dotychczasowego biura oraz ustalenie, za jaki ostatni miesiąc przygotuje ono rozliczenia.
Dlatego przed wypowiedzeniem umowy dobrze jest najpierw porozmawiać z nowym biurem i ustalić konkretną datę przejęcia księgowości.
Dzięki temu jedno biuro kończy obsługę, a drugie płynnie ją przejmuje.
Kiedy warto pomyśleć o zmianie biura rachunkowego?
Nie każda drobna niedogodność oznacza, że trzeba od razu szukać nowej księgowej. Są jednak sytuacje, których nie warto przez dłuższy czas ignorować.
1. Masz problem z kontaktem z księgową
Wysyłasz wiadomość i przez kilka dni nie otrzymujesz odpowiedzi. Próbujesz zadzwonić – bez skutku. A przecież czasami przedsiębiorca potrzebuje informacji szybko, ponieważ od niej zależy jego decyzja biznesowa.
Dobra współpraca z biurem rachunkowym powinna mieć jasno określone zasady komunikacji.
2. O wszystkim dowiadujesz się w ostatniej chwili
Podatek do zapłaty? Informacja przychodzi tuż przed terminem.
Zmiana przepisów dotycząca Twojej firmy? Dowiadujesz się o niej przypadkiem z internetu.
Biuro rachunkowe nie powinno oczywiście zasypywać klienta każdą zmianą podatkową. Powinno jednak zwracać uwagę na te kwestie, które realnie dotyczą jego działalności.
3. Nie wiesz, za co właściwie płacisz
Dobra obsługa księgowa to nie tylko zaksięgowanie faktur i wysłanie informacji z kwotą podatku.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, co obejmuje jego usługa, jakie obowiązki pozostają po jego stronie i z czym może zwrócić się do biura.
4. Twoja firma się rozwinęła, a dotychczasowa obsługa już Ci nie wystarcza
Zaczynałeś od kilku faktur miesięcznie, ale dzisiaj zatrudniasz pracowników, masz kilkudziesięciu kontrahentów, sprzedajesz za granicę albo zastanawiasz się nad przekształceniem działalności w spółkę.
Wraz z rozwojem firmy zmieniają się również potrzeby przedsiębiorcy.
Biuro, które było wystarczające na początku działalności, nie zawsze będzie odpowiednim partnerem na kolejnym etapie jej rozwoju.
5. Ciągle musisz pilnować swojej księgowości
Oczywiście przedsiębiorca nadal odpowiada za wiele kwestii związanych z prowadzeniem firmy i powinien interesować się swoimi rozliczeniami.
Ale jeżeli ciągle zastanawiasz się:
„Czy na pewno zostało to wysłane?”
„Czy ktoś pamiętał o tym terminie?”
„Czy księgowa dostała mój dokument?”
– trudno mówić o komforcie współpracy.
6. Nie czujesz się bezpiecznie
W księgowości ogromne znaczenie ma zaufanie.
Nie chodzi o to, żeby księgowa zawsze mówiła przedsiębiorcy to, co chce usłyszeć. Czasami odpowiedź brzmi po prostu: „nie można”, „to rozwiązanie jest ryzykowne” albo „musimy to sprawdzić”.
Ale klient powinien mieć poczucie, że jego sprawy są prowadzone rzetelnie i że może uzyskać jasną informację dotyczącą swoich rozliczeń.
7. Po prostu czujesz, że ta współpraca już Ci nie odpowiada
To również jest wystarczający powód, żeby przynajmniej sprawdzić inne możliwości.
Współpraca z biurem rachunkowym jest długoterminowa. Przekazujesz mu ważne informacje dotyczące swojej firmy, finansów i pracowników.
Dlatego poza ceną liczą się również komunikacja, organizacja pracy, dostępność, zakres usług i wzajemne zaufanie.
Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku?
Najlepiej nie zaczynać od wypowiedzenia obecnej umowy.
Najpierw znajdź nowe biuro i porozmawiaj o możliwości przejęcia księgowości.
Następnie:
- sprawdź okres wypowiedzenia obecnej umowy,
- ustal z nowym biurem datę rozpoczęcia współpracy,
- wypowiedz umowę dotychczasowemu biuru,
- ustal sposób i termin przekazania dokumentacji,
- uporządkuj kwestie pełnomocnictw i dostępów,
- przekaż nowemu biuru niezbędne informacje dotyczące firmy,
- upewnij się, które biuro odpowiada za ostatnie rozliczenie przed zmianą.
Szczegółowa lista dokumentów będzie zależała m.in. od formy prowadzonej działalności, sposobu opodatkowania, statusu VAT, zatrudniania pracowników czy rodzaju prowadzonej księgowości.
Jakie dokumenty trzeba przekazać nowemu biuru rachunkowemu?
Zakres dokumentacji będzie różny w zależności od sytuacji firmy.
Nowe biuro może potrzebować m.in. dokumentacji księgowej z wcześniejszych okresów, ewidencji podatkowych, informacji dotyczących środków trwałych, rozrachunków, deklaracji, dokumentacji ZUS czy dokumentów kadrowo-płacowych – jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
W przypadku spółek i pełnej księgowości zakres przekazywanej dokumentacji będzie odpowiednio większy.
Dlatego warto ustalić z nowym biurem konkretną checklistę dokumentów do przekazania, zamiast samodzielnie zastanawiać się, co będzie potrzebne.
Czy trzeba samemu kontaktować stare i nowe biuro?
To zależy od zasad współpracy przyjętych przez konkretne biura.
Warto jednak już podczas pierwszej rozmowy z nową księgową zapytać:
„Jak wygląda u Państwa przejęcie księgowości z innego biura?”
To bardzo dużo mówi o organizacji pracy.
Dobrze przygotowane biuro powinno być w stanie wyjaśnić Ci, jakie informacje i dokumenty będą potrzebne oraz co należy zrobić przed rozpoczęciem współpracy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?
Nie kieruj się wyłącznie ceną.
Oczywiście koszt obsługi ma znaczenie, ale różnica kilkudziesięciu czy nawet kilkuset złotych miesięcznie może być niewielka w porównaniu z wartością dobrej obsługi księgowej.
Przed podpisaniem umowy sprawdź przede wszystkim:
- co dokładnie obejmuje miesięczna cena,
- jak wygląda kontakt z biurem,
- kto będzie prowadził Twoją firmę,
- jak i kiedy przekazuje się dokumenty,
- jakie są terminy odpowiedzi,
- jak biuro informuje o podatkach i innych zobowiązaniach,
- czy obsługuje firmy podobne do Twojej,
- czy będzie w stanie obsłużyć Cię również wtedy, gdy Twoja firma się rozwinie.
To ostatnie jest szczególnie ważne.
Jeżeli dzisiaj prowadzisz jednoosobową działalność, ale za rok planujesz zatrudnić pracowników albo przejść na spółkę, dobrze wybrać biuro, które będzie mogło przejść z Tobą również przez kolejny etap rozwoju firmy.
Czy warto zmieniać księgową tylko dlatego, że inne biuro jest tańsze?
Cena jest jednym z elementów oferty, ale nie powinna być jedynym kryterium.
Dwa biura mogą proponować zupełnie inny zakres obsługi.
W jednym przypadku otrzymujesz przede wszystkim prowadzenie księgowości. W drugim cena może obejmować również dodatkową komunikację, wsparcie w sprawach bieżących czy szerszą obsługę przedsiębiorcy.
Dlatego zamiast pytać wyłącznie:
„Ile kosztuje księgowość?”
warto zapytać:
„Co dokładnie otrzymuję w tej cenie?”
Zmiana biura rachunkowego może być początkiem lepszej współpracy
Jeżeli od kilku miesięcy myślisz o zmianie księgowej, ale ciągle odkładasz decyzję, bo boisz się formalności – zacznij po prostu od rozmowy z nowym biurem.
Nie musisz od razu wypowiadać obecnej umowy.
Najpierw sprawdź, jak może wyglądać przejęcie Twojej księgowości, jaki będzie zakres obsługi i czy sposób pracy nowego biura odpowiada temu, czego potrzebujesz.
Myślisz o zmianie biura rachunkowego?
Skontaktuj się z nami.
W Pierwszy Milion Biuro Rachunkowe najpierw poznajemy Twoją sytuację i zakres prowadzonej działalności. Na tej podstawie możemy ustalić, jak powinno wyglądać przejęcie księgowości oraz dalsza współpraca.
Nie musisz samodzielnie zastanawiać się, od czego zacząć. Porozmawiajmy o Twojej firmie i sprawdźmy, czy możemy Ci pomóc.
